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详解Salesforce报表和仪表板

撸了今年阿里、腾讯和美团的面试,我有一个重要发现.......>>

一、报表和仪表板介绍

你的业务有问题。Salesforce数据能提供答案。当您被要求构建一个报告时,请求通常以问题的形式出现。问题可能是这样的:

  • 哪些产品是我最畅销的?
  • 谁是我最有价值的潜在客户?
  • 哪些营销活动是最成功的?
  • 我的顾客有多满意?
  • ……

在构建报表之前,诀窍是接受这个问题--询问后续问题--编写需求--将这些需求映射到报告标准。例如:

 
 

现在,您可能正在查看标准列并思考,所有这些意味着什么?关键是,你公司的大多数人都会问你类似的问题。下面是一些典型的例子:

  • 负责计划当天电话的客户经理,他想确定先联系哪位潜在客户
  • 自去年夏天推出自助服务社区以来,支持经理每月都在分析偏离率
  • CEO忙于制定公司的年度计划,并决定公司下一步的发展方向
CRM系统中的报表或仪表板可以提供每个团队成员需要采取行动并实现大目标的洞察力,无论是哪一天、哪一个月或哪一年。你可以把他们的问题翻译成他们需要的报告或仪表盘。接下来,我们将详细介绍这些主题。

二、什么是报表?

报告的最简单形式是满足您定义的标准的记录列表(如机会或帐户)。但是报表不仅仅是简单的列表。要获得所需的数据,可以对记录进行筛选、分组和计算。您甚至可以在图表中以图形方式显示它们!

例如:当小李向小王询问哪些产品是畅销产品时,小王创建了一份报表告,其中列出了所有产品的机会列表。然后他:

• 过滤仅显示本财政年度“活跃”产品的已关闭机会。

• 按产品系列分组。

• 总计销售总数。

在垂直条形图中显示结果,因此小李可以轻松查看结果。这种高级分析是小王对自己的业务有疑问时首选工具的原因之一。销售高层的每个人都喜欢小王的报表!

每个报表都存储在一个文件夹中。报表文件夹确定如何访问报表,以及谁可以访问它们以查看,编辑或管理报表。文件夹可以是公共的,隐藏的或共享的。您可以根据角色,权限,公共组,区域和许可证类型控制谁有权访问文件夹的内容。您可以将整个组织的文件夹设置为可用,或将其设置为私有,以便只有所有者才能访问。

通过报告,您可以访问Salesforce数据。您可以检查几乎无限组合的Salesforce数据,以易于理解的格式显示,并与其他人分享最终的见解。在构建,阅读和共享报告之前,请查看这些报告基础知识。

在构建第一份报告之前,请熟悉这些功能和概念。

报表生成器:该报表生成器是一种用于创建报表和编辑现有的可视化,拖动和拖放工具。您可以在报告构建器中选择报告类型,报告格式以及构成报告的字段。

字段:一个或多个字段描述每个报告结果。如果您将报表想象为信息表,那么每行都是一个结果,每列都是一个字段。例如,人力资源经理会创建有关员工的报告。每个结果都是一名员工,每个字段都是关于员工的不同信息:名字,姓氏,职称,开始日期等。创建或编辑报告时,您可以选择要在报告中包含的字段。为确保报告快速运行,最好只包含所需的字段。

过滤器:使用过滤器限制报表返回的数据。过滤器有很多原因,例如将报告重点放在特定数据上,或确保报告快速运行。例如,假设您的报告返回公司中的所有案例,但您只想查看已打开并分配给您的案例。过滤所有者字段和状态字段上的报告。在报表生成器中添加过滤器。在Lightning Experience中,您也可以在阅读报告时添加,编辑或删除过滤器。

报告类型:该报告类型支配哪些字段在您的报告中。例如,“文件和内容”报告包含类似的字段文件ID, 文件名,和 总下载量。帐户报告包含类似的字段帐户ID, 用户名,和 电话。创建报告时要做的第一件事是选择报告类型。

报告格式:该报告格式指定你的报告结果是如何布局。可能的格式是表格,摘要,矩阵或连接。

1.建立一个报告:当你对CRM系统的数据有疑问时,比如“上个季度我们在东南地区赚了多少收入?”、“哪个线索生成渠道创造了最多的赢单?”,或“所有未结案件的平均年龄是多少?”,写一份报告来得到答案。下图显示在 Salesforce Classic 中构建报表:

2.在运行页面中自定义报表视图:在运行页面中查看和分析报告记录时,请使用Salesforce Lightning Experience功能。下图显示对报表进行:排序和分组,甚至删除:

Salesforce CRM 报表和仪表板介绍.jpg

3.过滤报告数据:如果你的报告提供的数据比你需要的多怎么办?使用过滤器缩小报表,直到它只显示您想要的数据。下图所示使用交叉筛选器跨对象筛选

Salesforce CRM 报表和仪表板介绍.png

4.预定并订阅报告:预定并订阅报表,并接收通知,使您了解您最关心的指标,而不必手动运行报表。在Salesforce Classic中,您可以指定触发报表通知的条件。示例:报表计划为每个工作日上午 7 点运行。如果总数小于 1,000,000,将会发送 Salesforce 应用程序通知且创建 Chatter 帖子。

5.导出报表并将其连接到其他工具:导出或连接报表到另一个工具,例如Quip,以处理Salesforce之外的报表数据。如图在 Quip 中打开报表:

6.组织报告:通过将报告分类到文件夹中并删除未使用的报告,让您的报告触手可及。如果有很多报告,可以使用search字段找到所需的报告。如图显示隐藏报表类型:

 

7.报告限制和分配:在报告数据时,请注意限制和分配。

8.诊断报告:使用该技巧来帮助解决在处理报告时出现的问题。

三、什么是仪表板?

仪表板是组织中记录的关键指标和趋势的直观显示。仪表板组件和报告之间的关系是1:1; 对于每个仪表板组件,都有一个源报告。但是,您可以在单个仪表板上的多个仪表板组件中使用相同的报告(例如,在条形图和饼图中使用相同的报告)。您可以在单个仪表板页面上显示多个仪表板组件,创建强大的可视化显示以及使用通常具有共同主题(如销售绩效或客户支持)的多个报表的方式。

每个仪表板都有一个正在运行的用户,其安全设置决定了哪些数据要显示在仪表板中。如果正在运行的用户是特定用户,则所有仪表板查看器都会根据该用户的安全设置查看数据 - 无论他们自己的个人安全设置如何。因此,您需要明智地选择正在运行的用户,以免打开太多的可见性。例如,将销售经理设置为其团队的排行榜的运行用户。这允许她的团队成员查看他们各自团队的排行榜,而不是其他团队。

动态仪表板是仪表板,正在运行的用户始终是登录用户。这样,每个用户根据他或她自己的访问级别查看仪表板。如果您担心访问太多,可能需要使用动态仪表板。

仪表板可帮助您直观地了解不断变化的业务条件,以便您可以根据报告收集的实时数据做出决策。使用仪表板帮助用户识别趋势,挑选数量并衡量其活动的影响。在构建,阅读和共享仪表板之前,请查看这些仪表板基础知识。

在创建或阅读仪表板之前,请先熟悉这些功能和概念。

  • 仪表板编辑器:是一种可视化的拖放工具,可用于创建仪表板和编辑现有仪表板。仪表板编辑器是您添加,编辑和排列仪表板组件的位置。
  • 组件:仪表板由组件组成。每个组件都包含一个图表或指标,用于显示一个报告中的数据。不同组件可以显示来自不同报告的数据。
  • 运行用户:在crm系统中,不同的用户具有访问数据的不同权限。仪表板只显示仪表板的运行用户可以访问的数据。例如,假设您正在查看描述潜在客户的仪表板。Emily是一位销售运营经理,他看到了所有潜在客户,而Marcus是一位直销专家,只看到他所拥有的潜在客户。如果Emily是仪表板的正在运行的用户,则仪表板会显示有关crm系统中所有潜在客户的数据。如果Marcus是正在运行的用户,则仪表板仅显示有关Marcus拥有的潜在客户的数据。

1.构建仪表板:当您准备与同事共享crm系统数据时,请构建仪表板。仪表板允许您使用图表,表格和指标来管理报表中的数据。如果您的同事需要更多信息,那么他们可以查看仪表板的数据提供报告。下图为设置仪表板颜色主题和调色板:

CRM系统:构建仪表板.png

2.过滤仪表板:仪表板过滤器使得从单个仪表板提供不同的数据组合变得很容易。您不需要为不同的用户设置单独的仪表板—为每个组提供一个对他们有意义的过滤器。当您在仪表板上使用筛选器时,下次访问仪表板时将再次显示筛选后的视图。下图为仪表板筛选器示例:

CRM系统:筛选仪表板.png

3.动态仪表板:假设你的销售人员只能看到他们自己的机会,但是你想回顾上个季度关闭的所有机会。创建一个仪表板,让人们像您(或任何其他人)一样查看仪表板。当你的销售人员打开仪表板时,他们看到的是关于所有机会的信息,而不仅仅是他们的机会。(他们在crm系统中的数据访问保持不变。他们只能在你的仪表盘上看到更多的数据。)

4.订阅或预定仪表板:设置自动仪表板刷新,并通过电子邮件按照您设置的计划接收刷新的仪表板结果。如果你的新一周工作以回顾你的销售概况仪表盘开始,请通过订阅仪表板加快您的工作进程。订阅后,您可以在每周一早上8:00自动刷新,按照你设定的时间表通过电子邮件接收刷新后的仪表盘结果。

5.链接Salesforce Lightning Experience中的仪表板组件:销售概述仪表板是团队在机会上进行协作的好方法,因为它提供了一个完整的管道图。仪表板组件已经链接到源报告,因此您可以获得更多的详细信息,但是如果您已经准备好采取行动怎么办?下图显示将仪表板组件链接到网站或 Salesforce 记录:

将仪表板组件链接到网站或 Salesforce 记录.png

6.使用仪表板:单击仪表板的名称以运行它。仪表板图表是交互式的,因此请务必将鼠标悬停并单击以获取更多信息!从刷新仪表板数据到共享仪表板组件,有很多方法可以使用仪表板来保持自己和团队的信息和协作。下图为在 Chatter 上共享仪表板组件的图像:

7.组织仪表:通过将仪表板嵌入crm系统,打印或删除不再需要的仪表板,使仪表板触手可及。下图显示将销售漏斗仪表板添加到主页选项卡:

8.仪表板限制和分配:在为数据构建仪表板时,请注意这些限制和分配。

9.为什么我的仪表板不显示我期望的数据:如果您没有看到预期的数据,请刷新最新数据,检查您是否拥有正确的运行用户,并验证仪表板数据源。

10.为什么不能在仪表板组件中使用报表:大多数报告都可用作仪表板组件中的数据源,但有些报告不受支持。您通常可以编辑不受支持的报告,使其与仪表板组件兼容。

四、什么是报表类型?

报表类型类似于使报表更容易的模板。报表类型确定在创建报表时哪些字段和记录可用。这是基于主对象及其相关对象之间的关系。例如,使用“联系人和帐户”报告类型,“联系人”是主要对象,“帐户”是相关对象。

报表只显示符合报表类型中定义的标准的记录。Salesforce提供了一组预定义的标准报告类型。没有看到所有你想要的字段?您可能需要创建自定义报表类型。

例如,小李在Chatter上询问小王哪些城市的线索最多。小王可以通过根据Leads标准报告类型创建潜在客户报告来查找。但是,如果小李只想要“活跃”的潜在客户,那么潜在客户标准报告类型并不能完全解决问题,因为它会返回所有潜在客户(包括有“活跃的”和“不活跃的”)。不过,小王并不担心!他知道他可以创建一个名为“活跃的线索”的自定义报告类型,它使用线索作为主要对象,将“活跃”作为相关对象,只返回的“活跃的线索”。

Salesforce提供了一套功能强大的报告工具,它们协同工作以帮助您理解和处理数据。不管你是在一个小公司或是一个大公司的CRM系统管理员,你都需要了解Salesforce报表和仪表盘最佳实践的问题。这里有十个关键的步骤可以帮助你牢牢的打好基础。

五、Salesforce报表和仪表盘最佳实践

1.纯净的数据意味着准确的报告

 我们都听过这个俗语,“输入的是垃圾,那输出的也一定是垃圾” 无论你的CRM系统中报表和仪表盘功能多么简单,强大,智能化都不能弥补数据不准确带来的问题。我们建议你在企业内部培养一种文化,每个人都致力于在正确的时间输入正确的数据。我们的一些客户说,“如果不是Salesforce ,这一切不会发生。”而且它也帮助公司确保数据的质量。如果你有数据清洗的问题,你可以考虑使用Data中的Data cleansing Software去清理错误和重复的数据。

 2.你的用户是创建者还是使用者

 跟指纹一样,没有两个公司是完全一样的。一些公司具备扁平化的公司架构,而另外一些公司可能有矩阵式的组织架构。当要确定CRM系统的报表和仪表盘的用户权限时,这可能会变成一个棘手的问题。

 首先,我建议细分用户为创建者和使用者。创建者将需要创建报表和仪表盘,使用者只需要有读取和运行报表和仪表盘的权限。

 接下来,需要确定哪些用户需要访问共享文件夹。共享文件夹是公司内每个人都可以访问的,而且都是很好的规划类报表内容。如果设置特定的人可以有权限在共享文件夹更新报表,那么确保正确的报表和仪表盘信息将会变的容易。(见第3步文件夹管理。)

 3.文件夹管理是关键

 在部署一个新的Salesforce环境的时候,文件夹管理看起来并不是很重要。但是如果你使用正确的话,可创建一个跨组织的可扩展的报表管理架构。下面是三个非常常见的文件夹管理策略:

 • 按用途(按销售,服务,市场或执行部门)

 • 按角色(基于你组织的层级结构)

 • 按地理位置(国家,地区,以及办公室级别的报表文件夹)

 因为每个公司是不同的,文件夹管理也是多样的。但是为了长期的战略来考虑报表的规划是很重要的,我们要避免临时的解决方案。几个文件夹管理的小贴士:

 • 主动删除那些不再使用的文件夹

 • 开启增强文件夹共享功能:您可以在CRM系统中单个文件夹的层级上赋予查看或编辑的权限。而且,可以根据需要授予编辑者/管理人员访问文件夹。

 • 将报表放置在一个共享/复制文件夹中,查看用户对此仪表盘只有读取权限。这可以防止仪表板组件无法刷新,并弹出错误消息:源报表不可用,它已经被删除或不在一个用户可访问的文件夹中运行。“同时这也可以防止用户钻取到源报告不小心进行了保存或删除操作。

 4.考虑两个简单的方法去使用用户权限

 第一个方法来管理CRM系统的用户权限是让所有用户可以创建和编辑报表和仪表盘。这将促进数据共享,用户会非常欢迎。但是如果你看到权限被滥用,您可以很容易地更改权限为只读。

 许多公司都采取第二种方法,报表的权限只限于一个组的用户可见并只允许用户有读取的权限。

 另外考虑下面两点:

 • 允许查看公共文件夹报表,创建报告文件夹,管理公共文件夹报表,在公共文件夹查看仪表板,在公共文件夹创建仪表板文件夹和管理仪表板权限只对少数用户开放。

 • 赋予用户编辑我的报表权限。这将给用户能够编辑、保存、删除和导出他们只有“查看权限”文件夹中的报表。

 5.管理报表类型

 Salesforce 希望提供给客户更多的报表类型选择去制作报表。但是,到最后,并不是每一个企业都会使用每个不同的报表类型。

 我建议将和你业务不相关的报表类型隐藏。去掉不必要的报表类型会避免在创建某些报表时报错。需要选择“选择报表类型隐藏”复选框,开始隐藏你不希望用户创建的报表类型。让所有的报表类型都与用户相关,这样用户才可能会选择正确的报表类型。

 6.让仪表盘来讲故事

 当我们构建CRM系统报表和仪表盘的时间,想一下你想告诉其他人一个什么样的故事。仪表盘不只是设计用来衡量指标,而是能够让人们在看完仪表板后可以有下一步的行动。

 例如,你可以在仪表盘的第一行显示最高级别的图表,而更细节的图表在下方显示。或者考虑将有关销售的报表都放在一列中,市场活动的放在另一列,服务的放在第三类。当要构建一个团队仪表盘时,考虑一下你想让经理第一眼看到什么信息。让仪表盘讲故事-类似于一张报纸,首先强调什么重要的,然后再进入到细节中。

 7.恰当的使用动态以及筛选仪表盘

 动态仪表盘允许创建者建立一个仪表盘,然后以一个特定的用户来定制。筛选仪表盘允许查看者可筛选仪表盘的信息来让仪表盘的信息显示与他们更相关。

 考虑创建动态仪表板最小化减少需要复制更多的仪表盘。同时在仪表盘级别使用筛选器来显示与用户相关的信息。

 8.使用Salesforce1

 手机是可以随身携带的。及时的获取信息是你的经理和代表提高生产率的关键。当你创建一个新的仪表板,考虑移动性和用户将如何使用这些较小设备的因素。仪表盘的展现方式,用户是否需要在手机上来回滑动?数据是否容易获取?

 使用 Salesforce Sales Cloud CRM移动应用程序,您的代表可随时访问仪表盘,非常简单的使用电子邮件或Chatter将仪表盘的url发送给你的团队,他们点击链接,打开应用程序,访问他们需要查看的仪表板。

 9.提供有联系的指标——嵌入式图表

 现在,使用Salesforce1报表和仪表盘,您可以直接在记录上嵌入报表。通过添加一个或两个报告图表到页面布局,您可以对应相应的记录提供实时指标。

 例如,客户页面布局可以包括业务机会和个案。这个特性的好处是,报表通过客户ID自动过滤。而无需去报表和仪表板选项卡中查看,用户可以在记录页面以及Salesforce1中查看相关的度量标准。

 10.净化,清洗,批量删除

 批量删除报表功能可以在CRM系统设置中找到去批量删除报表。在批量删除过滤选项中允许你通过设置一些筛选,例如上几周/几个月没有运行的报表来进行删除。用这个功能来删除长时间没有使用的报告是非常容易的。

最后,请记住,每个公司都因为不同的架构和对报表的严谨度,他们都有各自不同需求。除了以上对于开始使用Salesforce crm系统中报表和仪表盘的十个步骤的建议,我们最首要的建议是企业需要尝试,然后保持迭代并让它变的越来越好。

了解报表和仪表板不仅对相关从业人员对企业销售、营销、服务相关的业务部门来说也大有裨益。

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